En tal sentido, el empleo de un Sistema de Documentación e Información con base científica, optimizará la estructura estratégica de las Relaciones Públicas, orientando asertivamente la Toma de Decisión y el Direccionamiento Organizacional con base en una Planificación y Acción Estratégica que conduzca al logro de los objetivos y metas organizacionales.
Según Schewe Y Smith (1982, P.95) citado por Rincón (2000) Un sistema de información útil se puede implementar de diferentes formas en la organización, lo determinante es que este cumpla con las seis funciones que le han sido asignadas:
• COMPAGINACIÓN: búsqueda y recopilación de datos.
• PROCESAMIENTO: edición, tabulación y resumen de datos.
• ANÁLISIS: cómputos en porcentajes y razones o índices, combinación de datos de ventas y costos varios.
• ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN: clasificación, inserción de archivos y localización de datos.
• EVALUACIÓN: determinación de la calidad (precisión) de la información.
• DISEMINACIÓN: encauzamiento de la información útil a los encargados de la Toma de decisión.
En tal sentido, el empleo de un Sistema de Documentación e Información con base científica, optimizará la estructura estratégica de las Relaciones Públicas, orientando asertivamente la Toma de Decisión y el Direccionamiento Organizacional con base en una Planificación y Acción Estratégica que conduzca al logro de los objetivos y metas organizacionales.
Asi pues el común de los teóricos de Relaciones Públicas; señalan la información, comunicación y persuasión como objetivos fundamentales de esta ciencia; en tanto, se considera la formulación de un Sistema de Documentación e Información como una de las Funciones propias de esta disciplina.
Recordando con esto el poder y autonomía de quien posee y maneja la información útil en el momento idóneo.
Desde tiempos remotos el género humano activó las comunicaciones como un esfuerzo para establecer el contacto e interacción colectiva, activando la socialización con sus pares. Sin comunicación se tendría que redescubrir lo que nuestros antepasados ya descubrieron. Al tiempo que sin comunicaciones cada individuo sería otro cuerpo desprovisto de toda característica o voluntad, de toda personalidad.
El tránsito evolutivo de la comunicación instó la creación de equipos técnicos que posibilitaran la documentación y el desarrollo de una estructura de información, comunicación y difusión de los mensajes a partir de diversidad de Medios Directos e Indirectos, Personales e Impersonales; Formales y No formales; a objeto de propiciar la transferencia del conocimiento con la finalidad de persuadir la participación en integración del conocimiento individual en un conocimiento colectivo.
Así pues, el género humano requiere afrontar que el desarrollo y evolución de la denominada industria cultural que masificó las posibilidades de transferencia de datos e información; ha traído como repercusión una Realidad Social donde el Volumen de Información se hace cada día mayor; dificultando a individuos y organizaciones la creación de estructuras de Información que posibiliten el acuerdo y la homologación de criterios sociales; ya que existe demasiada información dispersa, no clasificada; donde el localizar datos ó información del tipo correcto constituye por lo común un esfuerzo de investigación y documentación; que posibilite la recopilación planeada y regular, el análisis y la presentación de información para se utilizada oportunamente en la gestión de decisiones.
Ciertamente la Manejabilidad de la Información, hace que esta sea sub-utilizada en la mayoría de los casos; ya que se hace insuficiente el aprovechamiento de la información disponible.
Con mayor frecuencia en el texto se aborda como la amplitud del bagaje informacional y cultural de individuos y organizaciones; no posibilita la correspondencia entre el Imput informativo del trabajo intelectual y la Información disponible.
En tal sentido, la información es un proceso de dispersión, es heterogénea, es aleatoria puesto que está ligada a acontecimientos previsibles y no previsibles, a la interpretación de quien la transmite y al significado que le da quien la recibe.
Así pues Fuentes (1992) presenta la necesidad de generar una interrelación entre la Información, la comunicación y la Documentación en el marco tanto del trabajo intelectual como del trabajo científico; considerando la Documentación como un vehiculo ó medio de información, comunicación, difusión y participación.
Señala la autora que La documentación trata y recoge la información para poderla transmitir y la ordena preparándola para que pueda ser utilizada representando un proceso de concentración y almacenamiento.
CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Durante el recorrido argumental se establece la documentación de tipo general y de tipo científica; al tiempo que se establecen cuatro características esenciales de la misma: a) Rapidez, b) Pertinencia; c) Exhaustividad; y d) Economía.
No obstante, existen otros elementos susceptibles de caracterizarla:
• Es homogénea, única y múltiple
• Funciona como un sistema regulador de la información; la capta, la recoge, la recibe, la canaliza, la crea y la recrea
• Se considera un medio de comunicación en la medida que exige reciprocidad en la transmisión de la información.
• Provoca la condición primordial de la participación.
• Establece la unidad entre informados y no informados, entre especialistas de disciplinas afines o distintas
Todo lo anterior le permite a Fuentes (1992), definir el documento como un soporte material que contiene información, cuya función es comportarse como un elemento de conservación y transmisión de la información. El conocimiento de la humanidad en su conjunto así como sus datos factuales, está expresado (mediante diferentes tipos de codificación) en documentos. La organización el análisis y recuperación de este conocimiento (datos e información) depositado en documentos; es el objeto central de la documentación.
La documentación obedece a tres tipos de finalidades:
• De divulgación;
• Didácticos; y
• Científicos
Entre los documentos tipificados para la orientación del trabajo intelectual y científico se encuentran: Currículo Vital; Instancia; Correspondencia; Acta; Reseña, Relato ó Relación; Comunicado de prensa; Memoria; Resumen o Abstract; Reseña ó Recensión; Informe; Artículo; Trabajo de Curso; Tesina o Tesi de Licenciatura; Tesis Doctoral.
Fuentes (1992) identifica los siguientes procesos y fases del Trabajo Intelectual y Científico:
a) Planteamiento del Trabajo y Elección del Tema ó problema a Analizar;
b) Definir, delimitar y Acotar el tema de estudio; Hacer un esquema;
c) Recopilación, selección, estudio y análisis de las fuentes de información y de los materiales;
d) Realización del guión que contemple el plan de trabajo: Introducción, Cuerpo, Conclusiones;
e) Realización del Borrador o primera redacción y Correccciones; y
f) Redacción definitiva.
Asimismo, identifica las siguientes fuentes de Información: Documentos; Sistemas Documentales; Organismos, empresa e Instituciones Públicas y/o privadas; Medios de Comunicación Social (Ver Cuadro 1)
La información es un proceso de dispersión, es heterogénea, es aleatoria puesto que está ligada a acontecimientos previsibles y no previsibles, a la interpretación de quien la transmite y al significado que le da quien la recibe.(Fuentes, 1992)
En tal sentido se hace necesario generar una interrelación entre la Información, la comunicación y la documentación en el marco tanto del trabajo intelectual como del trabajo científico; considerando la documentación como un vehículo ó medio de información, comunicación, difusión y participación.
Fuentes (1992) La documentación trata y recoge la información para poderla transmitir y la ordena preparándola para que pueda ser utilizada representando un proceso de concentración y almacenamiento.
En tal sentido; el documento se presenta como un soporte material que contiene información, cuya función es comportarse como un elemento de conservación y transmisión de la información. El conocimiento de la humanidad en su conjunto así como sus datos factuales, está expresado (mediante diferentes tipos de codificación) en documentos. La organización el análisis y recuperación de este conocimiento (datos e información) depositado en documentos; es el objeto central de la documentación.
Por su parte Fuentes (1992) establece cuatro dimensiones a considerar en las fuentes de Información: Documentos; Sistemas Documentales; Organismos, empresa e Instituciones Públicas y/o privadas; y Medios de Comunicación Social. (Ver Cuadro 1)
CONCLUSIONES SOBRESALIENTES
La Documentación Aplicada a la Investigación Científica, es un proceso que requiere una planificación ajustada a la realidad del hecho investigativo, a objeto de proveer la mayor cantidad de información disponible.
La documentación científica se considera un medio de información, Comunicación, Difusión y Participación.
El manejo de información útil que posibilite un manejo idóneo del volumen de información disponible; establece la importancia de la documentación como herramienta indispensable para el trabajo de producción intelectual y científica.
Se plantea la necesidad de planificar los recursos informativos ó fuentes de información que posibilitarán la reflexión metodológica como paso previo para el diseño y adecuado enfoque de la Investigación Científica; considerando la diversidad de fuentes primarias, secundarias y terciarias.
Se presenta una clasificación de tipologías de trabajos intelectuales y científicos, entre los que destacan; a juicio de la autora: Currículo Vital; Instancia; Correspondencia; Acta; Reseña, Relato ó Relación; Comunicado de prensa; Memoria; Resumen o Abstract; Reseña ó Recensión; Informe; Artículo; Trabajo de Curso; Tesina o Tesi de Licenciatura; Tesis Doctoral.
Se identifica el Trabajo Intelectual y Científico, a partir de las siguientes Fases:
a) Planteamiento del Trabajo y Elección del Tema ó problema a Analizar;
b) Definir, delimitar y Acotar el tema de estudio; Hacer un esquema;
c) Recopilación, selección, estudio y análisis de las fuentes de información y de los materiales;
d) Realización del guión que contemple el plan de trabajo: Introducción, Cuerpo, Conclusiones;
e) Realización del Borrador o primera redacción y Correccciones; y
f) Redacción definitiva.
Se establecen Fuentes de Información públicas y Privadas con base en Documentos, Sistemas Documentales; y Medios de Comunicación Social; al tiempo que se identifican Sistemas de Información y Documentación Personal que aseguran la reutilización de la información y su accesibilidad; ahorrando además de tiempo en la búsqueda de los datos, también el la repetición de tareas de análisis.
Los Medios de Comunicación Social se constituyen en fuente de información en virtud de divulgar el acontecer noticioso de una realidad geográfica.
Los elementos para la ejecución y desarrollo del trabajo intelectual y científico; son aquellos básico en la estructuración útil de la información; entre los cuales pueden identificarse los autores (Citas, notas y normas generales sobre la identificación de autor); los esquemas gráficos; los índices y los apéndices
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
FUENTES, M. (1992) LA INVESTIGACIÓN SOCIAL. INTRODUCCIÓN A LOS MÉTODOS Y LAS TÉCNICAS. Fundación Universitaria Europea de Relaciones Públicas. Escuela Superior de Relaciones Públicas ESERP. Universidad de Barcelona. España.
RINCON, Y. (2000) EFECTIVIDAD PROMOCIONAL EN LOS HOTELES DE ALTA CATEGORIZACIÓN. Programa Maestría Administración de empresas Turísticas. Tesis de Maestría. Universidad del Zulia. Maracaibo. Venezuela.
Yanyn Rincón Quintero
Programa Doctorado en Relaciones Públicas.
Lima – Perú
29 de Septiembre de 2007
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